Ділове спілкування
Психологія та етика ділового спілкування
Ділове спілкування – необхідна частина людського життя, найважливіший вид відношень з іншими людьми. Вічним та одним із головних регуляторів цих відношень виступають етичні норми, в яких виражені наші уявлення про добро і зло, справедливість та несправедливість, правильність чи неправильність вчинків людей. І спілкуючись в діловій співпраці зі своїми підлеглими, начальником чи колегами, кожен так чи інакше, усвідомлено чи стихійно спирається на ці уявлення. Але в залежності від того, як людина розуміє моральні норми, який зміст в них вкладає, в якій мірі вона їх взагалі враховує в спілкуванні, вона може як полегшити собі ділове спілкування, зробити його більш ефективним, допомогти у вирішенні поставлених задач і цілей, так і ускладнити це спілкування чи навіть зробити його неможливим.
Етика – вчення про мораль. Термін «етика» вперше використав Аристотель для визначення практичної філософії, яка повинна дати відповідь на питання, що ми повинні робити, щоб вчиняти правильні моральні вчинки. Мораль – це система етичних цінностей, які визнані людиною. Мораль – найважливіший спосіб нормативної регуляції суспільних відносин, спілкування та поведінки людей в різних сферах суспільного життя – сімї, побуті, політиці, науці, праці та ін. Найважливішими категоріями етики є: добро, зло, справедливість, благо, відповідальність, совість…..
Особливу увагу слід приділити золотому правилу етики спілкування: «Ставтеся до інших так, як ви хотіли б, щоб ставилися до вас». У протилежному формулюванні Конфуція звучить так: «Чого не бажаєш собі, того не роби іншим.» Це правило застосовується і до ділового спілкування, але по відношенню до окремих його видів: «згори-вниз» (керівник-підлеглий), «знизу-вгору» (підлеглий-керівник),«по горизонталі»
(співпрацівник – співпрацівник) потребує конкретизації.
Етика ділового спілкування «згори-вниз» (керівник-підлеглий).
В діловому спілкуванні «згори-вниз», тобто у відношенні керівника до підлеглого золоте правило етики можна сформувати так: «Ставтеся до свого підлеглого так, як ви хотіли б, щоб до вас ставився керівник». Мистецтво та успіх ділового спілкування залежить від норм та принципів, які використовує керівник по відношенню до підлеглих.
Без підтримання етики ділового спілкування між керівником та підлеглим більшість людей почувають себе в колективі дискомфортно, морально незахищеними. Відношення керівника до підлеглих впливає на весь характер ділового спілкування, складаючи морально-психологічний клімат колективу.
Саме на цьому рівні формуються в першу чергу моральні зразки поведінки.
Ось деякі з них.
1. Намагайтеся перетворити вашу установу в об’єднаний колектив з високими моральними нормами спілкування. Людина буде почуватися морально та психологічно комфортно, коли відбудеться її ідентифікація з колективом.
Разом з тим кожен намагається залишитись особистістю та хоче, щоб його поважали таким, яким він є.
2. При виникненні проблем та труднощів, пов’язаних з недбалістю, керівнику слід з’ясувати причини. Коли мова йде про некультурність, то не слід безкінечно дорікати підлеглому про його слабкості та недоліки.
Подумайте, що ви можете зробити, щоб допомогти йому подолати їх.
Спирайтесь при цьому на сильні сторони його особистості.
3. Якщо співробітник не виконав вашого розпорядження, необхідно дати йому зрозуміти, що вам відомо про це, інакше він може вирішити, що провів вас. Більш того, якщо керівник не зробив підлеглому відповідного зауваження, то він просто не виконує своїх обов’язків та вчиняє неетично.
4. Зауваження співробітнику повинно відповідати етичним нормам.
Зберіть всю інформацію про цей випадок. Оберіть правильну форму спілкування. Спочатку попросіть пояснити причину невиконання завдання самого співробітника, можливо він розповість невідомі вам факти.
Робіть ваші зауваження один на один: необхідно поважати гідність та почуття співробітника.
5. Критикуйте дії та вчинки, а не особистість людини.
6. Використовуйте прийом «бутерброда» - сховайте критику між двома компліментами. Закінчіть розмову на дружній ноті та невдовзі знайдіть час для розмови, щоб показати людині, що ви не тримаєте зла.
7. Не обирайте «любимчиків». Ставтеся до співробітників як до рівноправних членів і до всіх з однаковими мірками.
8. Заохочуйте колектив навіть тоді, якщо успіх досягнутий головним чином
завдячуючи успіхам самого керівника.
9. Укріплюйте у підлеглого відчуття власної гідності. Добре виконана робота заслуговує не лише матеріального, а й морального заохочення. Не лінуйтеся зайвий раз похвалити співробітника.
10. Привілеї, які ви робите собі, повинні розповсюджуватися і на інших членів колективу.
11. Довіряйте співробітникам та визнавайте власні помилки в роботі. Члени колективу всеодно про них дізнаються, але приховування помилок – прояв слабкості та непорядності.
12. Обирайте правильну форму розпорядження, враховуючи перш за все два фактори:
1) ситуацію, наявність часу для нюансів,
2) особистість підлеглого – хто перед вами, добросовісний та кваліфікований працівник чи людина, яку треба підштовхувати на кожному кроці. В залежності від цього слід обирати і етично найбільш прийнятні норми поведінки і форми розпоряджень. Формами розпоряджень можуть бути: наказ, запит, прохання, і так званий «доброволець».
Етика ділового спілкування «знизу - вгору».
В діловому спілкуванні підлеглого зі своїм керівником, загальне етичне правило поведінки можна сформулювати таким чином: «Ставтеся до свого керівника так, як ви хотіли б, щоб до вас ставились ваші підлеглі.»
Знати як слід спілкуватися та ставитися до свого керівника, не менш важливо, ніж те, які моральні потреби слід пред’являти до своїх підлеглих. Без цього складно знайти «спільну мову» з керівником та підлеглими. Використовуючи ті чи інші етичні норми, можна не тільки схилити керівника на свою сторону, зробити своїм союзником, але й налаштувати його проти себе.
Ось декілька необхідних етичних норм та принципів, які можна використати в діловому спілкуванні з керівником.
1. Намагайтесь допомагати керівнику створити в колективі доброзичливий клімат, справедливі відносини.
2. Не намагайтесь нав’язувати керівнику свою точку зору або керувати ним.
Кажіть ваші пропозиції чи зауваження тактовно та ввічливо (Як ви ставитесь до того, якщо…?)
3. Якщо в колективі сталося будь-яка радісна чи навпаки неприємна подія, то про це необхідно повідомити керівника. У разі неприємностей намагайтеся допомогти полегшити вихід з цієї ситуації, запропонувати своє рішення.
4. Не розмовляйте з керівником категоричним тоном, не кажіть завжди тільки «так» чи тільки «ні». Співробітник який говорить тільки «так» виглядає підлесником та швидко набридає, а співробітник який говорить тільки «ні» викликає роздратування.
5. Будьте віддані та надійні, але не будьте підлабузником. Майте свій характер та принципи. На людину, яка не має стійкого характеру та твердих принципів, не можна покластися, її вчинки не можна передбачити.
6. Не варто звертатися за допомогою, порадою, пропозицією і т.п. «через голову», одразу до керівника вашого керівника, за виключенням екстрених випадків. В такому випадку ваша поведінка може бути розцінена як неповага до думки керівника чи як сумнів в його компетентності. В будь якому разі ваш безпосередній керівник в цьому разі втрачає авторитет та гідність.
7. Якщо вас наділили відповідальністю, делікатно підніміть питання і про ваші права. Пам’ятайте що відповідальність не може бути реалізована без відповідного ступеня свободи дій.
Етика ділового спілкування «по горизонталі».
Загальний етичний принцип спілкування «по-горизонталі», тобто між колегами(керівниками чи рядовими членами групи), можна сформувати таким чином: «В діловому спілкуванні ставтеся до свого колеги так, як ви хотіли б, щоб ставилися до вас».
Якщо ви сумніваєтеся як поводитися в тій чи іншій ситуації, поставте себе на місце вашого колеги. Учасники ділового спілкування повинні відчувати себе «рівними» стосовно один одного.
Ось декілька принципів етики ділового спілкування між колегами.
1. Не вимагайте до себе особливого відношення чи особливих привілеїв зі сторони іншого.
2. Намагайтеся досягти чіткого розподілу прав та відповідальності у виконанні спільної роботи.
3.Якщо коло ваших обов’язків перетинається з вашими колегами, це надто небезпечна ситуація. Якщо керуючий не розділяє ваші обов’язки та відповідальність від інших, то спробуйте зробити це самі.
4. В стосунках між колегами з інших відділів вам слід відповідати самому за свій відділ, а не звертати провину на своїх підлеглих.
5. Не ставтеся з упередженістю до своїх колег. Наскільки можливо відкидайте упередження та плітки в спілкуванні з ними.
6. Називайте своїх співрозмовників на ім’я та намагайтеся робити це частіше.
7. Посміхайтеся, будьте дружелюбні та використовуйте всі прийоми і засоби, щоб показати добре ставлення до співробітника. Пам’ятайте – що посієш, те й пожнеш.
8. Не давайте обіцянок, котрі не зможете виконати. Не перевищуйте свою значимість та ділових можливостей. Якщо вони не справдяться, вам буде незручно, навіть якщо на це були об’єктивні причини.
9. Не намагайтеся здатися кращим, мудрішим, цікавішим, ніж ви є насправді. Рано чи пізно все випливе назовні і стане на свої місця.
10. Розглядайте вашого колегу як особистість, яку слід поважати саму по собі, а не як засіб для досягнення ваших власних цілей.
Ця стаття написана з метою сформувати такі принципи ділового спілкування, які не суперечитимуть загальним моральним принципам поведінки людей та встановити позитивний морально-психологічний клімат в колективах, за книгою В.М. Лавриненко «Психологія та етика ділового спілкування».
Психолог Марківського РВКВІ
Міхальцова Т.В.
